Als een collega weggaat, moet je een hoop dingen regelen. Een afscheid, een eindafrekening en allerlei andere praktische zaken. Hoe doe je dat goed? Deze checklist biedt je overzicht en handige oplossingen.
Wat te doen als een medewerker vertrekt?
Maak een eindafrekening voor de medewerker. Die kan recht hebben op bijvoorbeeld achterstallig loon, niet-opgenomen vakantiedagen en een evenredig deel van de eventuele eindejaarsbonus of dertiende maand.
Check de arbeidsovereenkomst goed of er nog juridische bepalingen zijn waar je rekening mee moet houden, zoals afspraken over eventuele studiekosten of het in dienst treden bij een concurrent. Rechtshulp helpt je hier graag bij.
Heeft jouw medewerker nog vakantiedagen over? Dan heeft hij het recht om deze nog op te nemen. Als hij dat niet kan of wil, ben je verplicht om de vakantiedagen uit te betalen.
Begin zo snel mogelijk aan de zoektocht naar een opvolger voor de vertrekkende collega. Voor de blijvende medewerkers is het vervelend en stressvol als zij voor langere tijd het werk van de oud-collega op hun bordje erbij krijgen. Dat kan leiden tot verzuim.
Spreek met de medewerker af dat die op de laatste werkdag alle eigendommen van het bedrijf netjes inlevert. Als het goed is heb je destijds zelf een lijst opgesteld met spullen die hij in gebruik nam. Zo kun je controleren of alles ook weer netjes ingeleverd wordt. Denk aan de sleutels van het pand, een telefoon of een laptop.
Verander de toegangscodes en wachtwoorden van gezamenlijke accounts, zodra de collega uit dienst treedt. Zo kunnen oud-medewerkers niet meer bij belangrijke bedrijfsgegevens.
Stel zowel de verzuimverzekeraar als de Belastingdienst op de hoogte van het vertrek. Ga voor laatstgenoemde naar het portaal van Mijn Belastingdienst en vul bij de aangifte loonheffingen een ‘datum einde inkomstenverhouding’ in.
Denk bij de uitdiensttreding van de medwerker ook aan het deactiveren van zijn/haar alarmcode. Laat alle sleutels inleveren en verander de codes van de sleutelkluizen.
Een goed exitgesprek
De belangrijkste voorwaarde voor een goed afscheid? Wederzijds respect en begrip, ongeacht wie het initiatief voor het vertrek nam. Of de verhouding nu plezierig of gespannen is: een goede leidinggevende houdt een exitgesprek met de vertrekkende medewerker. Hieruit kun je belangrijke lessen trekken voor je bedrijf. Waarom vertrekt je medewerker precies? Hoe heeft de medewerker de tijd bij jouw bedrijf ervaren en wat kan jij als leidinggevende nog beter doen in het vervolg?
Een fijn afscheid
Mensen waarderen een goed afscheid van hun werkgever enorm, of ze er nu lang of kort hebben gewerkt. En dat is ook belangrijk voor jou, want je wilt dat de oud-medewerker een ambassadeur van je bedrijf blijft. Bij een fijn afscheid hoort een persoonlijk dankwoordje van de leidinggevende, waarin hij of zij waardering uitspreekt voor de periode dat de medewerker bij het bedrijf werkte. Daaromheen kun je een (digitale) afscheidsborrel of koffie- en taartmoment organiseren. Een persoonlijk cadeau maakt het afscheid helemaal af.
Kun je wel wat juridisch advies gebruiken, of heb je andere vragen over ontslag? Neem dan contact op met Rechtshulp. Zij helpen je graag verder. Ook weten wat je allemaal moet regelen als je een nieuwe collega aanneemt? In het artikel 'Een nieuwe medewerker in dienst: waar moet je allemaal aan denken?' vind je een handige checklist.
